Upravljanje skladnosti
Studio Potočnik vzpostavi ali revidira vaš compliance program glede na aktualne direktive EU in slovensko zakonodajo – z jasnimi roki in dokumentiranimi postopki.
Upravljanje skladnosti ni enkratna aktivnost, temveč stalni proces. Studio Potočnik vam pomaga vzpostaviti ali pregledati compliance program, ki deluje tudi, ko zunanji svetovalec ni prisoten. Najprej opravimo pregled obstoječih politik, postopkov in evidenc. Nato identificiramo vrzeli glede na zahteve veljavnih predpisov – med najpogostejšimi so GDPR, direktiva o varstvu žvižgačev, zakon o preprečevanju pranja denarja in okoljski standardi ISO. Na podlagi analize pripravimo prednostni seznam ukrepov, uredimo potrebno dokumentacijo in vas pripravimo na morebitni nadzor pristojnih organov. Celoten postopek se zaključi z interno usposabljanjem vaše ekipe, da bo compliance živel v vsakdanjem delu, ne le na papirju.
Vsako področje zahteva drugačen pristop – naša metodologija to upošteva in prilagodi glede na vašo panogo.
Pregled registra obdelave, ocena zakonitih podlag, pregled pogodb z obdelovalci in identifikacija tveganj pri prenosu podatkov v tretje države. Na koncu prejmete posodobljeno dokumentacijo GDPR, pripravljeno za nadzor.
Vzpostavitev ali revizija kanalov za prijavo nepravilnosti v skladu z direktivo EU 2019/1937. Zagotovimo, da je vaš postopek obravnave prijav dokumentiran, zaupan in v skladu z zahtevami Zakona o zaščiti prijaviteljev.
Pregled postopkov poznavanja stranke (KYC), ocene tveganj in internih kontrol za organizacije, ki so zavezanci po ZPPDFT-2. Pripravimo vas na inšpekcijski pregled Urada za preprečevanje pranja denarja.
Analiza vaših procesov glede na zahteve direktive CSRD in okoljskih standardov. Posebej smo aktivni pri pripravi organizacij na poročanje o trajnostnosti, ki je za večja podjetja v EU obvezno od leta 2024 naprej.
Nekatere zahteve, kot je GDPR, veljajo za vse organizacije, ki obdelujejo osebne podatke, ne glede na velikost. Druge direktive se nanašajo na podjetja od določene velikosti ali v reguliranih panogah. Med uvodnim pogovorom ocenimo, katere zahteve se dejansko nanašajo na vas.
Za osnoven compliance program, ki pokriva GDPR in politike zaposlenih, potrebujemo navadno štiri do šest tednov. Obsežnejši programi, ki vključujejo AML ali okoljske standarde, trajajo tri do šest mesecev, odvisno od pripravljenosti organizacije.
Studio Potočnik ponuja letni pregled (compliance health check), s katerim preverite, ali je program še vedno aktualen glede na spremembe predpisov. Letni pregled je bistveno krajši od vzpostavitve in stane manj.
Studio Potočnik ni odvetniška pisarna in ne zagotavljamo pravnega mnenja v smislu Zakona o odvetništvu. Kadar je za pravilno implementacijo potrebna pravna razlaga predpisa, eksplicitno priporočimo vključitev odvetnika ali notarja.
„Pred inšpekcijskim pregledom Informacijskega pooblaščenca smo s pomočjo Studia Potočnik v šestih tednih uredili celotno GDPR dokumentacijo. Pregled je potekal brez kakršnih koli ugotovitev. To ni bil srečen slučaj – bila je sistematična priprava.“
Nina Vidmar, vodja pravne službe, Celje
Preverite stanje vaše skladnosti z brezplačnim uvodnim pogovorom – brez zaveze in brez pritiska.